Site ve Bina Yönetimi faaliyetleri güvenlikten temizliğe, bakımdan işletmeciliğe kadar geniş bir bilgi birikimi gerektiren alanların başında geliyor olup tüm bu işlemlerin hukuka uygun şekilde yürütülmesi gerekmektedir. Site ve Bina Yönetimi aidat toplarken, personel çalıştırırken, işletme projesi hazırlarken ya da siteyi veya binayı temsilen sözleşme akdederken hukukun çeşitli alanlarında geniş bir desteğe ihtiyaç duyulmaktadır. Site ve Bina Yönetimi işleyiş bakımından muhatap kişilerle değil, tesis yönetimi konusunda deneyim sahibi kurumsal çözüm ortağı ile çalışılmasında fayda vardır. Öte yandan büyük inşaat şirketlerinden bazıları inşaatını yaptıkları sitelerin yönetimini kendi bünyelerindeki deneyimli ekiplerle yapmaktadırlar.
Yönetime İlişkin Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Site ve Bina Yöneticileri Yönetim Yetkisine Gerçekten Sahip mi? Öncelikle site ve bina yönetimleri ‘Yönetim yetkisine sahip olup olmadıklarından emin olmalıdırlar’. Zira sitelerde yöneticilerin meşru şekilde seçilebilmesi için (eğer yönetim planında aksine bir düzenleme yoksa) bağımsız bölüm sayısının salt çoğunluğunu temsil eden toplu yapı temsilcilerinin oyu gerekecektir.
Toplu yapı niteliğinde olmayan binalarda ise kat maliklerinin hem arsa payı hem de sayı bakımından çoğunluğunun oyu gerekecektir.
Yönetim Faaliyetlerinde Yetkiyi Aşmama:
Bir sitede /binada asıl karar alma mercii yönetici değil (eğer yönetim planında aksine bir düzenleme yoksa) kat malikleri / toplu yapı kat malikleri kurulu olup yöneticiler bu kararları icra etmekle mükelleftir. Bu sebeple yöneticiler, yalnızca yönetim planında yahut ilgili kurullar tarafından verilen yetkiler dâhilinde işlem gerçekleştirebilecek olup yetki aşımı halinde doğacak zararlardan şahsen sorumlu olacaklardır.
Nitelikli Çoğunluk Gereken Haller:
Ayrıca bazı durumlarda yetkili kurullar karar alsa dahi basit çoğunluk tek başına yeterli olmayıp bazen nitelikli çoğunluk aranabilmektedir. Dış duvarın reklam amacıyla kiralanabilmesi için oy birliği gerekmesi yahut dış cephe ısı yalıtımı için hem sayı hem de arsa payı bakımından çoğunluk gerekiyor olması bu durumlara örnek teşkil edecektir.
Yönetim planı detaylı şekilde incelenmelidir:
Yönetim Planı sitelerin bir nevi anayasası olup işletme projesi, aidat toplama usulü, yönetici seçimi, yöneticinin diğer yetkileri / görevleri gibi birçok hususta Kanun’dan farklı düzenlemeler yapılmış olabilir. Bu sebeple yöneticilerin yönetim planındaki hususları iyi şekilde bilmesi gerekmektedir. Kanun gereği yöneticiler, isim, soyisim ve adreslerinin gayrimenkulün girişinde görülecek şekilde bir yere (veya ana gayrimenkulün kapısının yanına) çerçeve ile asmaları gerekiyor olup aksi takdirde idari para cezasına çarptırılabilecektir.
Arşiv Yönetimi ve Şeffaflık:
Yöneticiler hem etik sebeplerden ötürü hem de ileride hukuki sorunlarla karşılaşmamak adına arşivlerini iyi şekilde tutmalı ve kat maliklerine karşı şeffaf olmalıdırlar. Bu kapsamda yöneticiler; özellikle kişisel verileri, faturaları, aidat dekontlarını, sözleşmeleri ve genel kurul kararlarını güvenli ortamlarda ve ihtiyaç duyulduğunda kolayca ulaşılabilecek şekilde tutmalıdır.
Tebligat:
Yöneticiler işletme projesi, olağanüstü kurul toplantısı gibi hususları kanunda yazan usule uygun şekilde tebliğ etmeli ve gerektiğinde bu tebligatın kat maliklerine ulaştığını ispat edebilecek durumda olmalıdır. Bu noktada bağımsız bölüm sahibinin başka bir adres bildirmediği veya yazılı olarak bildirdiği adrese tebligat yapılamadığı durumlarda, tebligatların o kat malikinin sahip olduğu bağımsız bölümde fiilen oturanlara yapılabileceği bilinmelidir. Yöneticiler başta ücret olmak üzere birtakım haklara sahip olup site yöneticileri (eğer yönetim planında farklı bir hüküm yoksa) ancak bağımsız bölümlerin yarısından fazlasını temsil eden temsilciler kurulu üyelerinin oyu ile azledilebileceklerdir. Bina yöneticileri ise kat maliklerinin sayı ve arsa payı açısından çoğunluğunun vereceği oy ile azledilebilecektir.
Defter Tutma:
Yönetici, Kat Malikleri, Toplu Yapı Kat Malikleri, Blok Malikleri Kurulunun kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini, tarihlerini ve bütün giderleri, her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.
Mutabakat:
Yöneticiler gerek yönetimi devralırken gerekse de görevini yeni yöneticilere devrederken mutabakat yapmalıdır. Bu sayede olası ihtilaflarda kendilerini güvence altına alabileceklerdir. Ayrıca görevden ayrılırken (toplu yapı kat malikleri kurulu vb) yetkili kurullar aracılığıyla ibra edilmesini sağlamasında fayda olacaktır.
İstifa Hakkı:
Kat malikleri, (ortak giderlerin ödenmesi vb) kendilerine düşen borçları ve yükümlülükleri yönetici tarafından noterlikçe yaptırılan ihtara rağmen vaktinde ve tamamen yerine getirmezse yönetici, hiçbir tazminat ödemeye mecbur olmaksızın, kendine ait sözleşmeyi feshedip yöneticilikten çekilebilecek, bu sebeple uğradığı zararın tazminini kat maliklerinden isteyebilecektir.
Aidat ve Ortak Giderlere İlişkin Önemli Hususlar Adil Dağılım:
Site ve bina yönetimi işletme projesini hazırlarken veya kat malikleri tarafından ödenmesi gereken aidat ve avans tutarlarını hesaplarken (eğer yönetim planında aksine bir hüküm yoksa) Kanuni düzenlemeye uymalıdır. Bu kapsamda yönetici; kat maliklerinin kapıcı, temizlik, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi, güvenlik giderlerinden eşit oranda sorumlu olduğunu; ortak yerlerin bakımı, korunması, güçlendirilmesi, onarılması için yapılan giderlerle ana gayrimenkulün sigorta giderleri ve yönetici aylığına ilişkin giderlere arsa payları oranında katlanacağını göz önünde bulundurmalıdır. Yöneticiler, kat maliklerinin kendilerinin faydalanmadığı gerekçesiyle masraflara katlanmaktan kaçınamayacağını bilmelidirler. Bu kapsamda örneğin alt katlarda oturan kişiler, “asansörden faydalanmadıklarını” ileri sürerek bozulan asansör için toplanan avans ödemesinden kaçınamayacaklardır.
Makbuz:
Yöneticilerin aidat ve avans toplarken makbuz vermeleri, ileride doğabilecek hukuki ihtilafların önüne geçilmesi adına yerinde olacaktır. Özellikle ödemelerin banka kanalıyla olması güvenilirliği artıracaktır.
Kiracıların Aidat Borcu:
Kiracılar aidat ve avans ödemekten kaçınamayacak olup ödeyecekleri azami miktar, kira bedelinden yüksek olamayacaktır. Bu noktada aidat borcunun hangi kısımlarına kimin katılacağı; kiracı ve kat malikinin kendi iç ilişkilerinde halledecekleri bir mesele olup site yönetimleri açısından önem teşkil etmeyecektir. Aynı zamanda aidat ve diğer giderler kiracıdan tahsil edilemese dahi kat maliki site ve bina yönetimine karşı bu borçtan yine de sorumlu olacaktır. Yeni kiracının eski kiracının aidat borçlarından sorumlu olmayacağını da bilmek gerekmektedir.
Gecikme Tazminatı ve Diğer Yaptırımlar:
Yöneticiler, aidat ve diğer ortak giderlerin ödenmesinde gecikme yaşanması halinde aylık %5’lik bir gecikme tazminatı talep ederek icra takibi başlatabilecek.
İşletme Projesi:
Yöneticiler hem muhtemel gelirler hem de giderler için kapsamlı bir işletme projesi hazırlayıp kat maliklerine de Kanun’da yazılı usule göre tebliğ etmelidir. Gerekli şartlara haiz iyi hazırlanmış bir işletme projesi kat maliklerinde güven oluşturabileceği gibi icra takiplerinde senet kadar güçlü bir belge olacaktır.
Kat Malikleri Kurullarına İlişkin Bilinmesi Gerekenler
Kat Malikleri Kurulunu, Toplu Yapı Kat Malikleri Kurulunu, Blok Malikleri Kurulu’nu zamanında toplamak ve tebligat göndermek yöneticilerin sorumluluğundadır. Olağanüstü Kat Malikleri Toplantıları: Yöneticiler; Olağanüstü Kat Malikleri,Toplu Yapı Kat Malikleri, Blok Malikleri Kurulu toplantılarını, on beş gün önceden yazılı olarak imza karşılığı veya iadeli taahhütlü mektupla kat maliklerine bildirmekle mükellef olacaklardır. Yöneticiler; Kat Malikleri, Toplu Yapı Kat Malikleri, Blok Malikleri Kurulu kararlarını uygulamakla mükellef olacaklardır.
Toplantı Kayıtlarını Tutma:
Yönetici, yukarıda da değinildiği gibi Kat Malikleri, Toplu Yapı Kat Malikleri, Blok Malikleri Kurulunun kararlarını, her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri muhafaza etmeye mecburdur. Bu hususlara uymayan yöneticiler para cezasına çarptırılabileceği gibi kurul toplantılarında alınan kararların sıhhati de tehlikeye düşecektir. Y
Yöneticilerin Temsil Yetkisi Sözleşme Akdetme Yetkisi:
Yöneticiler;Yönetim Planının yetkili kurulların kendilerine verdiği yetkiler çerçevesinde üçüncü taraflarla her çeşit sözleşme imzalayabilecektir.
Yasal Yollara Başvurma:
Yöneticiler, gerek borçlarını ödemeyen kat malikleri gerekse de ana gayrimenkulün genel yönetiminden doğan uyuşmazlıklarda (kirasını ödemeyen ortak tesis kiracısı, ilaçlamayı eksik yapan ilaçlama firması vb) diğer kişilere karşı icra takibi başlatma / dava açma hakkına sahiptir.
Basit Tadilat:
Yöneticiler her ne kadar yetkili kurulların izni olmaksızın işlem yapamayacak olsa da basit tadilat gerektiren işleri kat malikleri kurulu kararına gerek olmaksızın kendi inisiyatifleriyle gerçekleştirebilecek ve doğan masrafları kat maliklerinden talep edebileceklerdir.
Banka Hesabı ve Vergi Kaydı Açma:
Site ve bina yönetimlerinin tüzel kişiliği yoktur. Yine de yöneticiler; toplanan paraları ve avansları yatırmak veya gerektiğinde almak üzere bankada kendi adına ve fakat ana gayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle, hesap açtırma yetkisine sahiptir. Benzer şekilde siteler ve binalar (yasal dayanağı olmasa da) uygulamada geçici vergi kimlik numarası alabilmekte ve faaliyetlerini sürdürebilmektedirler.
Sigorta:
Ana gayrimenkulün sigortalanması yalnızca yetkili kurulların karar almasıyla (yahut yönetim planında hüküm olmasıyla) mümkün olup aksi taktirde yöneticinin sigorta sözleşmesi yapma zorunluluğu bulunmamaktadır.
Tebligat:
Yöneticiler, ana gayrimenkulü ilgilendiren durumlarda tebligat almaya yetkilidir. Yöneticilerin Hesap Verme Yükümlülüğü Yönetici, her yıl ocak ayında veya yönetim planında belirtilen tarihte ana gayrimenkul ile ilgili o tarih itibariyle elde edilen gelirler ve yapılmış giderlerin hesabını yetkili kurullara vermekle mükelleftir. Yine kat maliklerinin yarısının talebi olması halinde yönetici, hakkında bilgi istenen tarihteki gelir giderlerin hesabını vermek zorunda olacaktır.
Denetçilere Karşı Sorumluluk:
Bilindiği üzere kat malikleri kendi aralarından bir ya da üç kişiyi denetçi olarak seçme hakkına sahiptir. Yöneticiler bu denetçilere de hesap vermekle mükelleftir. Bu noktada blok bina denetçisi bloktaki binadaki kat maliklerinin arsa payı ve sayı açısından sağlayacağı çoğunluk ile seçilecektir. Toplu yapı denetçisi ise toplu yapı temsilciler kuruluna katılan temsilcilerin yönettikleri bağımsız bölümün salt çoğunluğu tarafından seçilmelidir. Yöneticiler bu şartlara sahip olmayan denetçilere hesap vermek zorunda değildir. Yöneticinin Hakları Yönetici ve Yönetim Kurulu, kat malikleri tarafından kendisine verilen yetkiyle ana gayrimenkulün yönetim işlerini yürüten kişidir. Yönetim Kurulu, Kat Malikleri Genel Kurulu tarafından verilen kararları uygular, ana gayrimenkulün idaresinin gerçekleştirir. Bu kapsamda kat malikleri ile yönetici arasında bir vekalet ilişkisi doğuyor olup yönetici vekilin talep edebileceği tüm haklara sahip olacaktır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 40. maddesinde de Yönetici, kaide olarak vekilin haklarına sahiptir.
Site Yöneticisinin Sair Görevleri Nelerdir?
Kat Malikleri kurulunca verilen kararların uygulanması, Ana Gayrimenkulün idaresi dahilinde güvenlik, bakım ve kullanıma uygunluğunun sağlanması, Ana Gayrimenkulün sigortalanması (Bu husus ancak kat malikleri kurulunda bu yönde karar alınması halinde yöneticiler için zorunlu olacaktır) Ana Gayrimenkulün genel yönetim işleri, onarım, temizlik gibi bakımlar ile asansör, kalorifer, sıcak-soğuk hava sistemi ve sigorta için kat maliklerinden avans alınması, belirtilen işler için harcanması, avansın yetmemesi durumunda tekrar avans toplanması, Ana Gayrimenkulün yönetimiyle ilgili yukarıdakiler dışında bütün ödemelerin kabulü ve borçların ödenmesi, Eğer kat maliklerince yetki verilmişse, bağımsız bölümlere ait kiraların toplanması, Ana Gayrimenkulü ilgilendiren tebligatların alınması, Ana Gayrimenkulü ilgilendiren ve hak kaybına uğratmama adına gerekli tedbirlerin alınması Kat malikleri adına, Ana Gayrimenkulün korunması ve bakımının sağlanması için gerekli tedbirlerin alınması, Borçlarını ödemeyen kat maliklerine karşı icra takibi ve dava açılması Kanuni ipotek hakkının kat mülkiyeti kütüğüne tescilinin sağlanması, Kat Maliklerinden toplanan paraların yönetimi, gerekli zamanda kullanılmak üzere kendi adına ana gayrimenkulün yönetici sıfatı da belirtilerek bankada hesap açılması, Ana Gayrimenkulde yer alan asansörlerin güvenli şekilde kullanımın sağlanması için bakım ve işletiminin sağlanması, Kat Maliklerini toplantıya davet etmek, Bunlar dışında, Kat Mülkiyet Kanunu 36 madde de yer alan hüküm gereği belirtilen defterin tutulması, belgelerin saklanması ve yine bu defterin Notere kapattırılması.
Yöneticilerin Yönetim Yetkisinin Sınırları Nedir?
Yönetici veya Yönetim Kurulu yukarıda da değinildiği gibi Ana Gayrimenkulü (binayı, siteyi) dışarıya karşı temsil eden, iletişimi sağlayan muhatap kişidir. Ancak bu durum yöneticiye sınırsız bir yetki vermiyor olup yönetici yalnızca, yönetim planında bulunması, kanun’da açık şekilde belirtilmesi veya kat malikleri kurulunun karar alması hallerinde siteyi veya binayı borç altına sokabilecek ve tasarruf edebilecektir. Bu doğrultuda yönetici örneğin binanın yan duvarlarına kendi inisiyatifiyle reklam alamayacağı gibi bir site yönetimi de bahçeye çardak inşa edilmesine karar veremeyecektir. Bu noktada özellikle sitelere hizmet veren firmaların yöneticiyle sözleşme imzalarken yöneticinin bu yönde (yönetim planında gösterilen veya kat malikleri kurulu toplantısında verilen) bir yetkisinin olup olmadığının incelenmesinde fayda vardır. Yöneticinin (gecikmesi halinde zarar doğacak acele haller hariç) önemli nitelikteki bakım ve onarımlar için de kat malikleri kurulundan karar alması gerekmektedir. Ancak basit tadilat gerektiren durumlarda kat malikleri kurulu kararına gerek yoktur. Yönetici kat malikleri kararı olmaksızın yaptığı harcamalar için (işletme projesinde olmasa dahi) kat malikleri kuruluna başvurabilecektir.
Yönetici Ana Gayrimenkulün genel yönetiminden doğan uyuşmazlıklarda dava açma yetkisine de sahiptir. Yine kat malikleri kurulu kararlarına karşı açılan iptal davalarında yöneticinin de taraf olarak gösterilmesi gerekecektir.
